Миграционный аудит это внутренняя проверка того, как компания оформляет иностранных работников, проведённая до того, как этим займутся контролирующие органы. Смысл простой: найти разрывы в документах, когда их ещё можно закрыть без штрафа. Разбираем, что смотрят, где обычно находят проблемы и как подготовиться.
Зачем он нужен
Миграционные составы КоАП считаются по каждому работнику отдельно, а размеры санкций для юридических лиц относятся к самым высоким. По ряду составов вместо штрафа применяется административное приостановление деятельности, что для производства или общепита означает прямые убытки. Практика и структура санкций разобраны в статье Штраф работодателю за нелегального мигранта.
Отсюда логика аудита: стоимость проверки несопоставима с ценой одного выявленного эпизода, а нарушений обычно находится больше одного.
Что проверяют по каждому работнику
| Блок | Что смотрят |
|---|---|
| Личные документы | Паспорт, нотариальный перевод, совпадение написания имени во всех бумагах |
| Основание пребывания | Миграционная карта, цель визита, срок пребывания |
| Разрешительные документы | Патент или разрешение на работу, регион, профессия, срок |
| Платежи по патенту | Чеки об авансовых платежах, непрерывность оплаты |
| Учёт | Отрывная часть уведомления о постановке на миграционный учёт, срок |
| Договор | Соответствие профессии и места работы разрешительному документу |
| Уведомления | Подтверждения подачи о заключении и расторжении договоров |
| Медицина | Полис ДМС или иное обеспечение медицинской помощью |
Отдельно проверяется, не числится ли работник в реестре контролируемых лиц, порядок в статье Проверка в реестре контролируемых лиц.
Где чаще всего находят нарушения
Первое место занимают уведомления. Договор заключён, но бланк не подан, подан с опозданием или по устаревшей форме. Разбор процедуры в статьях Уведомление о приёме иностранца на работу и Уведомление о расторжении договора с иностранцем.
Второе место это регион. Патент действует в субъекте выдачи, а работника перевели на объект в соседней области. Механизм описан в материале Патент на работу в другом регионе.
Третье место занимают платежи по патенту. Работник пропустил месяц, документ прекратил действовать, а компания продолжает его использовать. Последствия в статье Не оплатил патент вовремя.
Четвёртое место это несоответствие профессии. В патенте одна специальность, в трудовом договоре другая.
Пятое место занимает миграционный учёт, если компания выступает принимающей стороной и предоставляет работникам жильё. Ответственность разобрана в материале Ответственность принимающей стороны.
Как провести аудит своими силами
Порядок, который закрывает основную часть рисков:
1. Составьте реестр всех иностранных работников с указанием гражданства, статуса, реквизитов разрешительных документов и дат.
2. Проверьте по каждому действительность документов на текущую дату, а не на дату приёма.
3. Сверьте регион действия патента с фактическим местом работы.
4. Сверьте профессию в патенте с должностью в трудовом договоре и в штатном расписании.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
5. Проверьте наличие подтверждений подачи уведомлений по каждому приёму и увольнению за последние три года.
6. Проверьте непрерывность чеков по авансовым платежам у владельцев патентов.
7. Проверьте актуальность используемых бланков уведомлений.
8. Убедитесь, что копии документов работников хранятся в делах и доступны быстро.
Отдельно проверьте категории, которым разрешительные документы не нужны: граждане государств ЕАЭС, владельцы РВП и ВНЖ. Освобождение от патента не освобождает от уведомлений, перечень разобран в статье Кому не нужен патент на работу в России.
Что делать с найденными нарушениями
Разрывы бывают устранимыми и неустранимыми.
Устранимые: не поданное уведомление подаётся сейчас с сопроводительным письмом, отсутствующие копии восстанавливаются, договор приводится в соответствие с патентом, работник переоформляет документы на нужный регион.
Неустранимые задним числом: просрочка подачи уже произошла, и её не отменить. Здесь готовят позицию заранее: доказательства добровольного устранения, отсутствие вреда, первое привлечение, смягчающие обстоятельства.
Главное правило: добровольное исправление до проверки всегда лучше объяснений после неё.
Как выстроить процесс на постоянной основе
Аудит имеет смысл повторять, а не проводить однократно. Рабочая схема:
- назначен ответственный за миграционные вопросы и его заместитель на время отпуска;
- ведётся единый реестр с автоматическими напоминаниями о сроках;
- проверка кандидата обязательна до подписания договора, порядок в статье Как работодателю принять иностранца на работу без нарушений;
- подтверждения подачи уведомлений хранятся в одном месте не менее трёх лет;
- актуальность бланков проверяется не реже раза в квартал;
- для граждан государств ЕАЭС учитываются особенности, разобранные в материале Работа в России без патента для граждан ЕАЭС.
Что делать в день проверки
Спокойно предъявить реестр и дела работников, зафиксировать состав проверяющих и предмет проверки, не давать объяснений без подготовки и не подписывать документы, смысл которых неясен. Если протокол составляется, вносите свои возражения в соответствующую графу. Порядок дальнейшего обжалования описан в статье Обжалование отказа МВД по миграционным вопросам.
Центр миграционных решений проводит аудит кадровых документов по иностранным работникам, закрывает найденные разрывы и ставит процесс уведомлений. Подробности на странице услуги по разрешению на работу.
