Об уведомлении при приёме иностранца помнят почти все работодатели, а вот про уведомление при увольнении забывают регулярно. Между тем состав нарушения и санкции здесь те же самые, и проверка легко выявляет разрыв: договор в базе есть, отметки о его прекращении нет. Разбираем порядок и сроки.
Кто обязан подать уведомление
Обязанность лежит на работодателе или заказчике работ и услуг, то есть на той стороне, которая ранее уведомляла о заключении договора. Она не зависит от:
- статуса иностранца: патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ или гражданство государства ЕАЭС;
- вида договора: трудовой или гражданско-правовой;
- причины прекращения: по инициативе работника, по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по истечении срока договора.
Работник сам ничего не подаёт. Если он уволился и уехал, а компания промолчала, отвечать будет компания.
Отдельно отметим ситуацию, когда договор фактически не исполнялся или работник не вышел. Договор всё равно был заключён, значит его прекращение оформляется и уведомляется по общим правилам.
В какой срок нужно уложиться
Срок такой же короткий, как при приёме: он исчисляется в рабочих днях со дня прекращения договора, и по действующим правилам это три рабочих дня. Отсчёт начинается со следующего дня после даты расторжения.
Дата расторжения это последний день работы, указанный в приказе, а не день, когда работник забрал трудовую книжку или когда бухгалтерия закрыла расчёт. Ошибка в определении этой даты автоматически ведёт к просрочке. Порядок при приёме, для сравнения, разобран в статье Уведомление о приёме иностранца на работу.
| Основание прекращения | С какой даты считать | Комментарий |
|---|---|---|
| По собственному желанию | Последний рабочий день по приказу | Стандартный случай |
| По соглашению сторон | Дата, указанная в соглашении | Соглашение прикладывается к кадровым документам |
| Истечение срока договора | Дата окончания срока | Про неё забывают чаще всего |
| Инициатива работодателя | Дата увольнения по приказу | Возможны споры, срок это не сдвигает |
| Аннулирование патента у работника | Дата прекращения договора | Само аннулирование не заменяет уведомления |
Форма и содержание
Форма утверждается приказом МВД и периодически обновляется, поэтому перед заполнением проверьте актуальную редакцию. Использование устаревшего бланка приравнивается к нарушению порядка подачи.
В уведомлении указываются сведения о работодателе, данные иностранного гражданина в точном соответствии с паспортом и его нотариальным переводом, реквизиты разрешительного документа, если он был, реквизиты договора и дата его прекращения. Незаполненные поля недопустимы: пустая графа воспринимается как недостоверные сведения.
На каждого работника заполняется отдельный бланк. Одно уведомление на пятерых уволенных в один день не подойдёт.
Куда подавать
Уведомление направляется в территориальный орган МВД того субъекта, где иностранец осуществлял трудовую деятельность. Способы стандартные: лично в подразделении по вопросам миграции, через уполномоченный многофункциональный центр, почтой с описью вложения, в электронном виде при наличии квалифицированной электронной подписи.
При отправке почтой датой подачи считается дата отправки, что удобно, когда срок поджимает. Сохраните опись и квитанцию: именно они подтверждают исполнение обязанности. Отрывную часть бланка или расписку о приёме храните вместе с кадровыми документами, к ним обращаются при проверке. Что именно смотрят инспекторы, описано в материале Миграционный аудит компании.
Что считается нарушением
Нарушением признаётся не только полное отсутствие уведомления. К той же ответственности приводят:
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
1. Подача с опозданием хотя бы на день.
2. Подача не в тот субъект.
3. Использование устаревшей формы.
4. Ошибки в данных работника или реквизитах договора.
5. Отсутствие подтверждения подачи, когда факт направления доказать нечем.
Санкции предусмотрены КоАП, назначаются отдельно должностному лицу, организации и предпринимателю, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях действуют повышенные размеры. Суммы пересматриваются, поэтому уточняйте актуальные значения. Важно другое: наказание считается по каждому работнику, поэтому массовое увольнение без уведомлений превращается в серию эпизодов. Практика разобрана в статье Штраф работодателю за нелегального мигранта.
Что делать, если срок уже пропущен
Подайте уведомление немедленно, не дожидаясь проверки. Добровольное исполнение обязанности до выявления нарушения учитывается при оценке ситуации. К уведомлению приложите сопроводительное письмо с объяснением причины задержки, если она уважительная: болезнь ответственного сотрудника, технический сбой, документально подтверждённые обстоятельства.
При составлении протокола вносите свои объяснения в соответствующую графу, а не подписывайте документ молча. Постановление обжалуется в вышестоящий орган или суд в короткий срок с даты вручения, общий порядок описан в статье Обжалование отказа МВД по миграционным вопросам.
Как выстроить процесс в компании
Практика, которая закрывает вопрос раз и навсегда:
- ведите отдельный реестр иностранных работников с датами договоров и сроками их окончания;
- ставьте напоминание за неделю до истечения срочных договоров, именно они дают больше всего просрочек;
- закрепите за конкретным сотрудником обязанность подавать уведомления и назначьте заместителя на время отпуска;
- храните подтверждения подачи в едином месте не менее трёх лет;
- проверяйте актуальность бланков не реже раза в квартал.
Полная последовательность действий при найме и увольнении иностранцев разобрана в статье Как работодателю принять иностранца на работу без нарушений.
Центр миграционных решений берёт уведомления на себя: контролирует сроки, готовит бланки, подаёт документы и хранит подтверждения. Если у вас регулярный найм иностранцев, посмотрите услугу по разрешению на работу и напишите нам, мы выстроим процесс без штрафов.
