Приём иностранца на работу это не одна кадровая операция, а последовательность проверок и действий с жёсткими сроками. Ошибка на любом шаге стоит дорого, потому что штрафы считаются по каждому работнику. Ниже практический порядок, который закрывает основные риски компании.
Шаг 1. Определить категорию работника
От статуса зависит всё: нужны ли разрешительные документы, какие ограничения действуют и что проверять.
| Категория | Разрешительный документ | Ограничения |
|---|---|---|
| Безвизовый иностранец без статуса | Патент | Регион выдачи, профессия при её указании, оплата авансовых платежей |
| Визовый иностранец | Разрешение на работу, оформляется работодателем по квоте | Привязка к работодателю и региону |
| Гражданин государства ЕАЭС | Не требуется | Учёт и уведомления обязательны |
| Обладатель РВП | Не требуется | Работа в регионе выдачи разрешения |
| Обладатель ВНЖ | Не требуется | Отдельные должности закрыты по гражданству |
| Высококвалифицированный специалист | Разрешение на работу для ВКС | Соблюдение зарплатного порога и отчётность |
Разбор категорий, освобождённых от патента, есть в статье Кому не нужен патент на работу в России, а специфика ВКС в материале Разрешение на работу для ВКС.
Шаг 2. Проверить документы до подписания договора
Проверяется не наличие бумаг, а их действительность и соответствие:
1. Паспорт и его нотариальный перевод, совпадение написания имени во всех документах.
2. Миграционная карта с корректной целью визита. Для работы цель должна быть соответствующей, иначе патент не оформят, об этом статья Миграционная карта: где заполняют и что писать в графе цели.
3. Отрывная часть уведомления о постановке на миграционный учёт и срок её действия.
4. Патент: регион, профессия, срок, чеки об авансовых платежах. Как проверить, описано в материале Проверка патента на работу.
5. Полис ДМС или иное обеспечение медицинской помощи, требования в статье Полис ДМС для патента.
6. Отсутствие ограничений: проверка по реестру контролируемых лиц, порядок в материале Проверка в реестре контролируемых лиц.
7. СНИЛС и ИНН, при отсутствии оформляются в процессе.
Совет из практики: сделайте копии всех документов в день приёма и храните их в деле работника. При проверке восстановить их будет уже некогда.
Шаг 3. Заключить договор правильно
В договоре с иностранцем помимо обычных условий указываются сведения о разрешительном документе, если он требуется, и об обеспечении медицинской помощью. Профессия в договоре должна соответствовать указанной в патенте, если она там указана: расхождение это готовое нарушение.
Место работы указывается конкретно, а не абстрактно. Для владельцев патента и РВП оно должно находиться в том субъекте, где действует документ. Перевод сотрудника на объект в другом регионе требует отдельного решения, механизм описан в статье Патент на работу в другом регионе.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Гражданско-правовой договор не спасает от миграционных требований: уведомления подаются точно так же.
Шаг 4. Подать уведомление в срок
Уведомление о заключении договора подаётся в территориальный орган МВД того субъекта, где иностранец фактически работает, в срок, исчисляемый рабочими днями со дня заключения договора. По действующим правилам это три рабочих дня.
Форма утверждается приказом МВД и обновляется, поэтому проверяйте актуальную редакцию перед заполнением. На каждого работника заполняется отдельный бланк. Подробный разбор бланка, способов подачи и типичных ошибок в статье Уведомление о приёме иностранца на работу.
Подтверждение подачи храните вместе с кадровыми документами не менее трёх лет.
Шаг 5. Решить вопрос с миграционным учётом
Если компания предоставляет работникам жильё или выступает принимающей стороной, добавляется блок обязанностей по постановке на учёт и снятию с него. Ответственность здесь отдельная и весьма чувствительная, разбор в статье Ответственность принимающей стороны.
Если работник живёт самостоятельно, компания за учёт не отвечает, но контролировать его наличие в интересах самой компании: без действующего учёта у работника возникают нарушения, которые тянут за собой вопросы к работодателю.
Шаг 6. Контролировать статус в процессе работы
Приёмом дело не заканчивается. Точки контроля:
- срок действия патента и своевременность авансовых платежей, последствия просрочки в статье Не оплатил патент вовремя;
- срок действия разрешения на работу и необходимость переоформления;
- срок регистрации и учёта;
- изменение персональных данных работника;
- окончание срочного трудового договора.
Заведите реестр иностранных работников с датами и напоминаниями. Именно отсутствие такого реестра приводит к массовым просрочкам при проверке.
Шаг 7. Правильно оформить увольнение
При прекращении договора подаётся уведомление в тот же короткий срок, что и при приёме. Забывают о нём чаще всего, особенно при истечении срочных договоров. Порядок разобран в статье Уведомление о расторжении договора с иностранцем.
Если компания была принимающей стороной, работника нужно снять с миграционного учёта.
Что проверяют при контроле
Инспекторы смотрят на связку: договор, разрешительный документ, уведомления, учёт, фактическое место работы. Разрыв в любом звене превращается в эпизод. Чек-лист подготовки разобран в статье Миграционный аудит компании, а суммы и практика в материале Штраф работодателю за нелегального мигранта.
Центр миграционных решений выстраивает процесс найма иностранцев под ключ: проверка кандидатов, оформление разрешительных документов, уведомления и сопровождение при проверках. Подробности на странице услуги по разрешению на работу и в разделах по гражданствам, например патент для граждан Узбекистана.
