Приняли иностранного сотрудника, а СНИЛС у него нет. Ситуация рядовая, и решается она силами работодателя: компания вправе подать сведения о регистрации работника в системе персонифицированного учёта сама. Без этого номера не пройдут отчётность и начисление взносов, поэтому вопрос закрывают в первые дни работы, а не откладывают до конца квартала. Разбираем порядок.
Кому из сотрудников нужен номер
Регистрация в системе персонифицированного учёта требуется практически всем иностранным работникам независимо от статуса: и владельцам вида на жительство и РВП, и временно пребывающим с патентом или разрешением на работу, и гражданам стран Евразийского экономического союза. Различается объём страхования и тарифы взносов, а сама необходимость номера нет.
Исключения точечные и связаны с отдельными категориями, по которым страхование не применяется. Проверять их нужно по действующей редакции законодательства о страховых взносах, а не по общей логике.
Что подаёт компания
| Шаг | Что делает работодатель |
|---|---|
| 1 | Получает у работника национальный паспорт и его нотариальный перевод |
| 2 | Заполняет анкету застрахованного лица по установленной форме |
| 3 | Формирует опись передаваемых документов |
| 4 | Направляет комплект в Социальный фонд, обычно в электронном виде |
| 5 | Получает уведомление о регистрации и передаёт его работнику |
Анкета заполняется строго по документам работника. Фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, адрес переносятся из нотариального перевода паспорта без самостоятельной транслитерации. Именно самодеятельность в написании фамилии становится причиной большинства последующих проблем: сведения не совпадут, отчётность не примут.
Формы отчётности и порядок их передачи периодически меняются, поэтому актуальный шаблон берут на официальном ресурсе фонда или в бухгалтерской программе с действующим обновлением, а не из архива прошлых лет.
Какие документы нужны от работника
Национальный паспорт и его нотариально заверенный перевод. Требования к переводу строгие: он должен соответствовать оригиналу полностью, включая отметки. Разбор в статье нотариальный перевод паспорта.
Документы, подтверждающие законность нахождения в стране: миграционная карта, подтверждение постановки на миграционный учёт, разрешительный документ на работу либо отметка о статусе. Формально они нужны не для самой регистрации, а для того, чтобы компания убедилась в законности приёма, но на практике их проверяют вместе.
Если работник менял фамилию, потребуются подтверждающие документы, иначе сведения не сойдутся с ранее присвоенным номером.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Сроки и результат
Регистрация занимает по регламенту несколько рабочих дней. Государственная пошлина не взимается. Результатом становится уведомление о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учёта, современный аналог прежней зелёной карточки. Его копию передают работнику, а сведения вносят в кадровый учёт.
Пластиковые страховые свидетельства не изготавливают, поэтому просить у сотрудника карточку бессмысленно: у людей, зарегистрированных в последние годы, её просто не существует.
Что делать, если номер уже есть
Частая ситуация: сотрудник утверждает, что СНИЛС никогда не получал, а на деле он был присвоен ранее, например при прошлом трудоустройстве. Тогда повторная подача анкеты создаёт риск дублирования лицевых счетов, а это потом исправляется отдельной процедурой.
Правильный порядок: сначала проверить, есть ли номер. Работник может посмотреть его в личном кабинете на портале государственных услуг или запросить в Социальном фонде и в МФЦ. Способы проверки собраны в статье как узнать ИНН и проверить СНИЛС, комплект документов для самостоятельной подачи в материале документы для СНИЛС иностранцу.
Типовые ошибки компаний
- перенос фамилии в анкету не из перевода, а на слух или из внутренней таблицы;
- подача устаревшей формы, которую не приняли, а срок ушёл;
- регистрация без проверки уже присвоенного номера, из-за чего появляется дубль;
- отсутствие копии уведомления в кадровых документах;
- задержка регистрации до конца отчётного периода, из-за чего отчётность подаётся с ошибками.
Что оформляется параллельно
СНИЛС это только один элемент набора при приёме иностранца. Одновременно проверяются разрешительные документы, статус и учёт, подаётся уведомление в МВД о заключении договора, оформляется ИНН при его отсутствии. Полный порядок описан в статьях порядок приёма иностранца работодателем и уведомление о приёме иностранца на работу, а проверка документов на работу в материале проверка разрешения на работу.
Пропуск любого из этих элементов создаёт риски разного веса: ошибка в СНИЛС это отчётность и взносы, ошибка в уведомлении МВД это санкции, считающиеся по каждому сотруднику.
Помощь ЦМР
Центр миграционных решений закрывает весь кадровый контур по иностранному персоналу: оформление сопутствующих документов, уведомления в срок, контроль продлений и аудит прошлых периодов до прихода проверки. Смотрите направления разрешение на работу, миграционный учёт иностранных граждан и нотариальный перевод документов.
