Формулировка «справка с апостилем» встречается в требованиях консульств, зарубежных вузов, работодателей и органов опеки. Заявитель приходит с ней к нотариусу или в МФЦ и слышит, что здесь такого не делают. Причина в том, что апостиль ставит не одно универсальное окно, а несколько разных ведомств, и выбор зависит от того, кто выдал справку. Ещё одна сложность: не всякая справка вообще может получить апостиль напрямую.
Что означает апостиль на справке
Апостиль подтверждает подлинность подписи должностного лица, его должность и подлинность печати органа. Он не удостоверяет содержание: если в справке ошибка, апостиль её не исправит и не узаконит. Штамп проставляется на самом документе или на прикреплённом отдельном листе и содержит стандартный набор полей, одинаковый во всех странах Гаагской конвенции.
Справка с апостилем нужна там, где документ уезжает за границу в страну этой конвенции. Внутри России апостиль на справку не требуется никогда, а для стран СНГ по большинству ситуаций достаточно нотариального перевода. Как определить нужный режим, разбирает статья нужен ли апостиль и нотариальный перевод.
Официальные и неофициальные справки: главное различие
Апостиль ставится только на официальные документы, то есть на исходящие от государственных органов, судов, нотариусов и должностных лиц. Справка с места работы, справка из банка, характеристика от частной организации официальным документом не считаются, и апостилировать их напрямую нельзя.
Обходной путь один и он рабочий: документ несут к нотариусу, который свидетельствует подлинность подписи руководителя или верность копии. После этого документ становится нотариальным, и апостиль на него ставит орган юстиции. Формально апостилируется уже нотариальное действие, но принимающая сторона за рубежом получает то, что ей нужно.
| Тип справки | Кто выдал | Куда обращаться за апостилем |
|---|---|---|
| Об отсутствии судимости | Информационный центр МВД | Органы внутренних дел |
| Из ЗАГС о браке, разводе, перемене имени | Отдел ЗАГС | Региональный орган ЗАГС по месту выдачи |
| Архивная справка | Государственный или ведомственный архив | Архивный орган либо орган юстиции |
| Судебная, нотариальная | Суд, нотариус | Территориальный орган Минюста |
| С работы, из банка, от частной клиники | Организация | Сначала нотариус, затем орган юстиции |
Справка о несудимости: самый частый случай
Её запрашивают консульства при оформлении визы и вида на жительство, зарубежные работодатели и органы усыновления. Справку выдают информационные центры органов внутренних дел, апостиль на неё проставляют тоже в системе МВД, а не в Минюсте и не в ЗАГС.
Важная деталь: срок годности. Принимающая сторона обычно требует справку не старше трёх или шести месяцев, а получение и апостилирование вместе занимают недели. Поэтому порядок действий такой: сначала уточняем требование по свежести, потом заказываем справку, сразу подаём на апостиль и только затем переводим. Как получить саму справку, объясняет материал справка о несудимости иностранцу.
Справки ЗАГС
Справки о заключении и расторжении брака, о рождении, о перемене имени апостилирует региональный орган ЗАГС того субъекта, где документ выдавался. Не отдел, который выдал бланк, а вышестоящий орган субъекта: управление, комитет или департамент. Перед проставлением сведения сверяют с записью акта гражданского состояния, и при расхождении апостиль не поставят, пока разницу не устранят.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Если справка выдана в другом регионе, ехать туда лично не обязательно: документы принимают по почте или через представителя по нотариальной доверенности. Механика на примере свидетельства разобрана в статье апостиль на свидетельство о рождении.
Медицинские справки и документы об образовании
Медицинская справка государственного учреждения апостилируется как документ государственной организации, справка частной клиники сначала проходит нотариуса. Академические справки, приложения к дипломам и справки об обучении относятся к образовательным документам, и по ним компетентен профильный федеральный орган в сфере образования, а не Минюст. Разбор на примере диплома есть в материале апостиль на диплом.
Сроки и порядок подачи
Заявление подаётся с оригиналом справки, документом, удостоверяющим личность, и подтверждением уплаты государственной пошлины. Размер пошлины установлен Налоговым кодексом и взимается за каждый документ отдельно, актуальную сумму и реквизиты смотрите на сайте органа, куда обращаетесь.
По общему правилу апостиль проставляется в течение нескольких рабочих дней, но срок продлевается, если органу нужно запросить архив или подтвердить полномочия подписавшего лица. На весь цикл вместе с получением справки, апостилем и переводом разумно закладывать несколько недель. Подробнее в разборе сроки проставления апостиля.
Переводят справку после апостилирования, вместе со штампом. Обратный порядок приводит к тому, что документ возвращают.
Помощь ЦМР
Центр миграционных решений подбирает компетентный орган под конкретную справку, получает повторные документы и справки за заявителя, организует подачу в другом регионе через представителя и делает нотариальный перевод готового комплекта. Смотрите страницы апостиль документов и нотариальный перевод документов. Если справка нужна для подтверждения родства при подаче на статус, этим занимается направление родство.
