Свидетельство о рождении подтверждает родство при подаче на РВП по ребёнку, на гражданство по родителям, при переселении семьи и при оформлении наследства за границей. Если документ выдан в одной стране, а нужен в другой, перевода недостаточно, требуется легализация, чаще всего в упрощённой форме апостиля. Разбираем, какой орган его ставит, почему заявителей отправляют не по адресу и сколько это занимает.
Когда апостиль действительно нужен
Апостиль подтверждает подлинность подписи и печати на официальном документе. Он введён Гаагской конвенцией 1961 года и действует между странами, которые к ней присоединились. Главное правило: апостиль ставит только та страна, где документ выдан. Российский орган не может апостилировать узбекское или таджикское свидетельство, а узбекский не может апостилировать российское. Это самая частая ошибка: человек приходит в московский ЗАГС с документом другого государства и получает отказ на приёме.
Нужен апостиль не всегда. Между странами СНГ действует конвенция о правовой помощи: документы государственных органов одной страны-участницы принимаются в другой без легализации, достаточно нотариального перевода. Поэтому при подаче в МВД России граждане большинства стран СНГ апостиль не ставят.
| Куда подаётся документ | Что требуется |
|---|---|
| Страны СНГ, участники конвенции о правовой помощи | Легализация не нужна, достаточно нотариального перевода |
| Страны Гаагской конвенции 1961 года | Апостиль органа страны выдачи и перевод |
| Остальные страны | Полная консульская легализация |
Какой орган ставит апостиль на российское свидетельство
Документы, выданные органами записи актов гражданского состояния, апостилирует не Минюст и не нотариус, а региональный орган ЗАГС: управление, комитет или департамент того субъекта, где документ был выдан. Если свидетельство выдано в Твери, а вы живёте в Москве, обращаться нужно в тверской орган: по почте, через представителя по доверенности или лично. Перед проставлением документ сверяют с записью акта гражданского состояния в архиве или реестре, и при расхождении апостиль не поставят, пока разницу не устранят.
Свидетельство из СССР или из другой республики
В России апостиль проставляется на документах, исходящих от органов РСФСР и Российской Федерации. Если свидетельство выдал отдел ЗАГС на территории Казахской, Узбекской или другой союзной республики, российский орган его не апостилирует, независимо от того, что в момент выдачи это была одна страна. Обращаться нужно в компетентный орган государства, которому достался этот архив.
Со старым бланком, выданным на территории РСФСР, поступают проще: в ЗАГС запрашивают повторное свидетельство современного образца по сохранившейся записи акта, и апостиль ставят уже на новый документ. Ветхие, выцветшие и заламинированные бланки к апостилированию, как правило, не принимают, поэтому повторное свидетельство часто оказывается единственным рабочим вариантом.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Как подать и сколько ждать
Пакет минимальный: заявление по форме органа, оригинал свидетельства, документ, удостоверяющий личность, и подтверждение уплаты госпошлины. Размер пошлины устанавливается Налоговым кодексом и взимается за каждый документ. Актуальную сумму и реквизиты смотрите на сайте регионального органа ЗАГС. Подать можно лично, через представителя по нотариальной доверенности, через МФЦ или портал Госуслуг, если такая услуга организована в субъекте.
По общему правилу апостиль проставляется в течение пяти рабочих дней со дня приёма. Срок продлевается, если органу нужен запрос в архив или в орган, выдавший документ. К самой процедуре добавляются подготовительные этапы, поэтому на весь цикл разумно закладывать несколько недель. Детали есть в разборе сроки проставления апостиля, а карта органов есть в статье где ставят апостиль в России.
Перевод делается после апостилирования, а не до: штамп тоже подлежит переводу. Если принимающая сторона за рубежом требует перевод присяжного переводчика своей страны, заказывать его в России бессмысленно. По заверению поможет страница нотариальный перевод документов.
Почему возвращают документы
- документ выдан за пределами России, в том числе в другой союзной республике СССР;
- обращение в орган не того субъекта, где выдавалось свидетельство;
- бланк повреждён, заламинирован, содержит исправления или подчистки;
- расхождение данных в бланке и в записи акта гражданского состояния.
Каждая причина устранима, но почти всегда через дополнительный шаг: истребование повторного документа, запрос в архив или обращение в орган страны выдачи.
Помощь ЦМР
Центр миграционных решений помогает подготовить свидетельство к подаче: определить нужный орган, получить повторный документ, организовать подачу в другом регионе через представителя. Направления собраны в разделе услуги, по документам ЗАГС есть страница апостиль на свидетельство о рождении и общий раздел апостиль документов. Если не уверены, нужен ли апостиль в вашем случае, начните с консультации, нередко выясняется, что хватит нотариального перевода.
