Проверка разрешительных документов иностранного сотрудника это не формальность для отдела кадров, а защита компании от санкций, которые считаются за каждого работника. При этом сама проверка занимает минуты и состоит из двух частей: осмотр оригинала и обращение к сервису МВД. Разбираем, как выглядит документ, какие поля в нём критичны и что делать при расхождениях.
Как выглядит разрешение на работу
Разрешение оформляется на бланке с элементами защиты и содержит фотографию владельца. В нём указываются фамилия, имя и отчество, гражданство, дата рождения, профессия или вид деятельности, срок действия, территория действия и номер бланка. Для высококвалифицированных специалистов документ выдаётся на условиях своего режима, что отражается на сроке.
Патент внешне похож, но это другой документ и для другой категории иностранцев: он выдаётся безвизовым гражданам, тогда как разрешение на работу нужно приезжающим по визе. Путать их нельзя: наличие патента у визового сотрудника не легализует его работу и наоборот. Условия режима специалистов описаны в статье разрешение на работу для ВКС.
Что проверяют в оригинале
| Поле | На что смотреть |
|---|---|
| ФИО и дата рождения | Полное совпадение с национальным паспортом, включая транслитерацию |
| Фотография | Соответствие предъявителю |
| Профессия | Совпадение с должностью по трудовому договору |
| Срок действия | Не истёк на дату проверки и на дату выхода на работу |
| Территория | Совпадение с регионом фактической работы |
| Номер бланка | Понадобится для проверки по сервису |
Расхождение по профессии это отдельная и недооценённая проблема: работа по специальности, не указанной в документе, приравнивается к работе без разрешения со всеми последствиями. То же касается региона: документ действует в том субъекте, где выдан.
Копия без предъявления оригинала юридического значения не имеет. Работодатель должен видеть подлинник и снять с него копию сам.
Сервис МВД: что он показывает
На официальном сайте МВД работает сервис проверки действительности разрешений на работу и патентов. Запрос строится по данным документа и по сведениям о владельце, ответ показывает, значится ли документ действительным.
У сервиса три ограничения, которые нужно понимать. Он носит справочный характер и не заменяет письменный запрос при споре. Данные в нём обновляются не мгновенно, поэтому свежевыданный документ может не отобразиться сразу. И он не показывает историю: если документ был аннулирован вчера, а проверка делалась позавчера, у вас останется устаревший результат. Механика на примере патента разобрана в статье проверка патента на работу.
Разумная практика такая: сохранять скриншот или распечатку результата проверки с датой и повторять проверку периодически, а не только при приёме.
Что проверить помимо самого разрешения
Разрешительный документ это только один слой. Полная проверка сотрудника включает ещё несколько.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Законность нахождения в стране: миграционная карта, виза, срок пребывания. Действующий запрет на въезд: сервис проверки оснований для неразрешения въезда, порядок в статье проверка запрета на въезд. Наличие записи в реестре контролируемых лиц, механика в материале проверка по реестру контролируемых лиц. Постановку на миграционный учёт по адресу фактического проживания.
Для патента дополнительно проверяются чеки об авансовых платежах: неоплата прекращает действие документа автоматически, без всякого уведомления, и работодатель узнаёт об этом последним. Разбор в статье неоплата патента вовремя.
Что делать, если проверка не подтвердила действительность
Первое: не допускать сотрудника к работе до выяснения. Отстранение оформляется приказом, продолжение работы при недействительном документе это нарушение, за которое отвечает компания.
Второе: запросить у сотрудника документы о выдаче и оплате, а при необходимости направить письменный запрос в подразделение по вопросам миграции. Ответ подтвердит, выдавался ли документ и не аннулирован ли он.
Третье: если документ действительно недействителен, оформить прекращение трудовых отношений по специальному основанию для иностранных работников и подать уведомление в МВД в общий короткий срок. Порядок описан в статьях уведомление о расторжении договора и аннулирование патента: что делать.
Регламент, который снимает риск
Рабочая схема простая: карточка на каждого иностранного сотрудника с датами окончания документов, ежемесячная сверка по сервису МВД, контроль авансовых платежей по патентам, хранение результатов проверок с датой. Такой регламент занимает у кадровика несколько часов в месяц и закрывает большинство претензий при проверке. Общая логика приёма описана в статье порядок приёма иностранца работодателем, а ориентиры по санкциям в материале штрафы работодателю.
Помощь ЦМР
Центр миграционных решений проверяет иностранный персонал до приёма и в ходе работы, оформляет разрешения и приглашения, ведёт уведомления и проводит аудит прошлых периодов до прихода проверки. Смотрите направления разрешение на работу, патент для граждан Узбекистана и миграционный учёт иностранных граждан.
