Единого окна для апостиля в России нет. Компетенция распределена между несколькими ведомствами, и определяется она не удобством заявителя, а тем, какой орган выдал документ. Поэтому первый вопрос при подготовке бумаг для использования за рубежом звучит не сколько это стоит, а кто именно вправе поставить штамп на ваш документ. Разбираем карту органов по типам документов.
Общий принцип распределения
Апостиль проставляет орган, компетентный по отношению к тому ведомству, которое выдало документ. Плюс действует территориальный принцип: обращаться нужно в орган того субъекта, где документ выдан, а не того, где вы сейчас живёте.
Из этого следует правило, которое экономит недели: сначала посмотрите, кем и где выдан документ, и только потом ищите адрес и записывайтесь на приём.
| Тип документа | Куда обращаться |
|---|---|
| Свидетельства ЗАГС: рождение, брак, расторжение, смена имени, смерть | Региональный орган ЗАГС субъекта, где документ выдан |
| Документы об образовании государственного образца | Орган исполнительной власти субъекта в сфере образования, по отдельным категориям Рособрнадзор |
| Справки об отсутствии судимости и иные документы МВД | Информационный центр МВД, выдавший документ, и вышестоящее подразделение по компетенции |
| Нотариально удостоверенные документы и копии | Министерство юстиции и его территориальные органы |
| Архивные справки и копии из архивов | Уполномоченные архивные органы соответствующего уровня |
| Судебные документы | Органы, компетентные по линии юстиции в соответствующем субъекте |
| Документы военного ведомства | Уполномоченное подразделение Министерства обороны |
Таблица даёт ориентир, но перед подачей уточните порядок на официальном сайте профильного органа: распределение полномочий периодически корректируется, и по отдельным категориям документов действует свой порядок.
Документы ЗАГС
Самая массовая категория: свидетельства о рождении, о заключении и расторжении брака, о перемене имени. Апостиль ставит региональный орган ЗАГС того субъекта, где документ выдавался, а не по месту жительства заявителя.
Практическая сложность возникает со старыми бланками: ветхие и заламинированные документы обычно не принимают, и вопрос решается получением повторного свидетельства. Разбор процедуры есть в материале апостиль на свидетельство о рождении.
Документы об образовании
Дипломы, аттестаты и приложения к ним апостилируют органы, отвечающие за сферу образования, с распределением полномочий между субъектовым и федеральным уровнем. Ключевые нюансы: апостиль ставится на документы государственного образца, а приложение к диплому апостилируется отдельно от самого диплома. Подробности есть в материале апостиль на диплом.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Нотариальные документы
Отдельная логика. Минюст и его территориальные органы апостилируют не сам документ, а нотариальное действие: подпись и печать нотариуса на копии, переводе или доверенности.
Это открывает обходной путь для документов, на которые апостиль напрямую не ставится: делается нотариальная копия, и апостилируется подпись нотариуса. Но принимающая сторона за рубежом такой вариант принимает не всегда, поэтому уточнять требования нужно заранее. Общие правила заверения описаны на странице нотариальный перевод документов.
Справки о несудимости
Документ выдаётся по линии МВД, и апостиль проставляется в системе того же ведомства. Здесь важен срок: справка ограниченно актуальна, поэтому цепочку получение, апостиль, перевод, отправка нужно выстраивать без пауз. Порядок получения самой справки разобран в материале справка о несудимости иностранцу.
Чего апостиль не решает
- Он не заменяет перевод. Перевод делается после проставления штампа, потому что апостиль тоже подлежит переводу.
- Он не нужен для стран, с которыми действует конвенция о правовой помощи: документы принимаются без легализации.
- Он не работает со странами вне Гаагской конвенции: там требуется полная консульская легализация. Сравнение способов есть в материале легализация иностранных документов.
- Он не подтверждает содержание документа и не признаёт квалификацию: это отдельные процедуры.
Пошлина и сроки
Государственная пошлина устанавливается Налоговым кодексом и уплачивается за каждый документ отдельно. Реквизиты различаются по органам и регионам, берите их у принимающего органа.
По общему правилу апостиль проставляется в течение пяти рабочих дней со дня приёма, срок продлевается при необходимости запроса в архив или в орган, выдавший документ. Разбор сроков по каждому типу документов есть в материале сроки проставления апостиля.
Помощь ЦМР
Центр миграционных решений помогает определить компетентный орган по каждому документу, организовать подачу в другом регионе через представителя и подготовить перевод под требования принимающей стороны. Направления собраны в разделе услуги, по легализации есть страница апостиль документов. Если документов несколько и они выданы в разных регионах, начните с их сортировки по органам: это сразу покажет реальный срок подготовки всего пакета.
