Уведомление о заключении трудового или гражданско-правового договора с иностранным гражданином подаёт любой работодатель, независимо от того, компания это, индивидуальный предприниматель или частное лицо. Обязанность возникает у всех и почти без исключений, а срок на подачу измеряется рабочими днями. Разбираем, кто подаёт, что именно заполняет, куда несёт и чем оборачивается опоздание.
Кто обязан подавать уведомление
Обязанность лежит на принимающей работу стороне, а не на самом иностранце. Подать уведомление должен:
- работодатель по трудовому договору, включая ИП и частное лицо, нанявшее работника для личных нужд;
- заказчик по договору гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг;
- организация, привлекающая иностранца через аккредитованное подразделение или филиал.
Обязанность не зависит от статуса иностранца. Уведомление подаётся и на владельца патента, и на обладателя разрешения на работу, и на человека с РВП или ВНЖ, и на гражданина государства ЕАЭС, которому патент не нужен. Разграничение по статусам разобрано в статье Кому не нужен патент на работу в России, но освобождение от патента не освобождает от уведомления.
Отдельно отметим граждан Беларуси: их трудовые отношения регулируются мягче, однако уведомление о приёме подаётся на общих основаниях. Подробности в материале Нужен ли гражданам Беларуси патент на работу в России.
В какой срок нужно уложиться
Срок короткий и считается в рабочих днях со дня заключения договора. По действующим правилам это три рабочих дня, и отсчёт начинается со следующего дня после подписания. Дата фактического выхода на работу значения не имеет: смотрят на дату договора.
Правило работает симметрично: при расторжении договора уведомление подаётся в такой же срок. Как это устроено, разобрано в статье Уведомление о расторжении договора с иностранцем.
Продлить срок нельзя, приостановить тоже. Если последний день выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий, но рассчитывать на это как на запас не стоит.
Какой бланк использовать
Форма уведомления утверждается приказом МВД и периодически обновляется. Использование устаревшего бланка равносильно неподаче: документ не примут или примут, но с последующими вопросами. Перед заполнением проверьте актуальную редакцию формы на сайте МВД или в подразделении по вопросам миграции.
Что заполняется в бланке:
- сведения о работодателе: наименование, ИНН, ОГРН, адрес, контакты;
- данные иностранца: ФИО в точном соответствии с паспортом и его переводом, гражданство, дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- реквизиты патента или разрешения на работу, если они требуются;
- вид договора, дата заключения, срок действия;
- адрес места фактического осуществления трудовой деятельности.
Ключевое требование к заполнению: полное совпадение написания имени и данных документа с нотариальным переводом паспорта. Расхождение хотя бы в одной букве становится поводом вернуть уведомление. О требованиях к переводу написано в статье Нотариальный перевод паспорта.
Куда подавать и какой способ выбрать
Уведомление подаётся в территориальный орган МВД того субъекта, где иностранец фактически работает. Не по адресу регистрации компании, если он в другом регионе, и не по месту жительства работника.
| Способ | Что учесть | Подтверждение подачи |
|---|---|---|
| Лично в подразделении по вопросам миграции | Нужна запись или живая очередь, зато ошибки видно сразу | Отрывная часть бланка с отметкой |
| Через уполномоченный многофункциональный центр | Доступно не во всех регионах | Расписка о приёме |
| Почтой с описью вложения | Дата подачи это дата отправки, удобно при цейтноте | Опись и квитанция |
| В электронном виде | Требуется квалифицированная электронная подпись | Электронная квитанция о приёме |
Практический совет: при любом способе сохраняйте подтверждение минимум три года. Именно им закрываются вопросы при проверке. Что ещё смотрят контролёры, разобрано в материале Миграционный аудит компании.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Частые ошибки, из-за которых уведомление считают неподанным
1. Подача по адресу регистрации компании, когда работник трудится в другом субъекте.
2. Старый бланк или самодельная таблица вместо утверждённой формы.
3. Ошибка в транслитерации имени, в номере паспорта или в дате рождения.
4. Пропущенные поля: незаполненная графа воспринимается как недостоверные сведения.
5. Уведомление подано только на первого работника из группы, принятой одним днём. На каждого иностранца заполняется отдельный бланк.
6. Отсутствие уведомления при переводе работника внутри компании на другую должность, если договор перезаключался.
Ответственность за нарушение
Санкции за неподачу, просрочку или подачу с нарушением формы предусмотрены КоАП и относятся к самым чувствительным для бизнеса миграционным составам. Размеры устанавливаются отдельно для должностного лица, для организации и для предпринимателя, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях действуют повышенные санкции. Конкретную сумму уточняйте на момент нарушения, поскольку она пересматривается.
Важная деталь: наказание считается по каждому работнику отдельно. Пять непроданных уведомлений это пять эпизодов, а не один. Подробнее о суммах и практике в статье Штраф работодателю за нелегального мигранта.
Что сделать помимо уведомления
Приём иностранца это не одно действие, а связка: проверка документов и статуса, оформление патента или разрешения на работу при необходимости, трудовой договор, уведомление, миграционный учёт по адресу проживания. Полная последовательность разобрана в материале Как работодателю принять иностранца на работу без нарушений, а требования к документам конкретного работника зависят от гражданства, например для граждан Узбекистана они описаны на странице патента для граждан Узбекистана.
Центр миграционных решений заполняет и подаёт уведомления за работодателя, проверяет актуальность бланка и корректность данных, выстраивает график подачи при массовом найме. Обращайтесь по услуге оформления разрешения на работу, если нужно закрыть срок без риска для компании.
