Иностранный документ сам по себе для российского ведомства юридической силы не имеет. Чтобы справка о несудимости или свидетельство о рождении были приняты, нужно подтвердить, что документ выдан уполномоченным органом и что подпись на нём подлинная. Для этого существует три режима, и выбор между ними определяется страной выдачи, а не желанием заявителя. Разбираем, как определить свой режим и не потратить деньги впустую.
Три режима легализации
| Режим | Для каких стран | Что делается | Итог |
|---|---|---|---|
| Освобождение от легализации | Государства, связанные с Россией договорами о правовой помощи, прежде всего страны СНГ | Ничего, кроме нотариального перевода | Документ принимается как есть |
| Апостиль | Государства, участвующие в Гаагской конвенции 1961 года | Проставляется штамп апостиля в стране выдачи | Документ принимается с апостилем |
| Консульская легализация | Остальные страны | Цепочка заверений и отметка консульства | Документ принимается после полной цепочки |
Порядок один и тот же для любых документов: сначала определяем страну выдачи, затем режим, затем делаем нотариальный перевод уже легализованного документа.
Когда легализация не нужна
Между странами СНГ действуют многосторонние договоры о правовой помощи, которые освобождают официальные документы от какой-либо легализации. Это касается, в частности, свидетельств ЗАГС, справок, документов об образовании, выданных государственными органами.
На практике это означает, что для граждан Узбекистана, Таджикистана, Казахстана, Киргизии, Армении, Азербайджана, Молдовы и Белоруссии дополнительный штамп на свидетельство о рождении обычно не требуется. Достаточно нотариального перевода на русский язык.
Есть два исключения, о которых стоит помнить. Первое: освобождение действует для официальных документов, а не для любых бумаг с печатью, например коммерческие справки под него не подпадают. Второе: отдельные ведомства могут просить дополнительное подтверждение, если документ вызывает сомнения, и тогда делается запрос через компетентные органы.
Апостиль: как это работает
Апостиль это единый штамп установленного образца, который проставляет уполномоченный орган страны, где документ выдан. Второй раз в России его ставить не нужно и нельзя: российские органы апостилируют только российские документы.
Практические правила:
- апостиль ставится в стране выдачи документа, планируйте это до переезда;
- апостиль проставляется на оригинал либо на нотариально заверенную копию, требования различаются по странам;
- перевод делается после проставления апостиля, чтобы штамп тоже попал в перевод;
- срок действия у самого апостиля не ограничен, но ограничен срок годности документа, например справки о несудимости.
Какие российские органы уполномочены ставить апостиль и на какие документы, разбирали в материале где ставят апостиль в России. Отдельный разбор по дипломам есть в материале апостиль на диплом.
Консульская легализация: самая долгая цепочка
Если страна не участвует в Гаагской конвенции и не связана с Россией договором о правовой помощи, остаётся консульская легализация. Схема многоступенчатая: нотариус в стране выдачи, затем профильное министерство, затем министерство иностранных дел, затем консульство России в этой стране. Каждая ступень имеет свои сроки и сборы.
Отсюда практический вывод: если документ понадобится в России, запускать процедуру нужно заранее, за несколько месяцев. Для срочных случаев иногда проще получить новый документ через консульство своей страны в России, если такая возможность предусмотрена.
Нотариальный перевод: обязательная часть
Какой бы режим ни применялся, документ на иностранном языке нужно перевести и заверить у российского нотариуса. Переводится всё: основной текст, печати, штампы, служебные отметки и сам апостиль.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Требования, которые проверяет МВД:
- перевод подшит к документу или к его копии и заверен нотариально;
- написание имени совпадает с паспортом и со всеми ранее поданными документами;
- переведены все отметки, без пропусков;
- нет исправлений и незаверенных дописок.
Подробнее о требованиях к переводам смотрите на странице услуги нотариальный перевод документов и в материале нотариальный перевод паспорта.
Как не переплатить и не опоздать
1. Определите страну выдачи каждого документа и сгруппируйте их по режимам.
2. Проверьте срок годности документов, у справок он короткий, и легализация его не продлевает.
3. Сначала легализуйте, потом переводите.
4. Сверьте написание имени во всех переводах между собой.
5. Уточните в подразделении, куда подаёте, есть ли особые требования к конкретному документу.
Ошибка, которая стоит дороже всего: апостиль на документ, который в апостиле не нуждался, при этом просроченный к моменту подачи. Такое случается, когда заявитель действует по совету знакомых, а не по правилам страны выдачи.
Центр миграционных решений подбирает режим для каждого документа, организует апостиль и переводы, проверяет комплект под требования конкретного подразделения. Профильные страницы: апостиль документов и общий раздел услуги.
