Два вопроса задают чаще остальных: нужно ли ставить апостиль и нужно ли нотариально заверять перевод. Ответ зависит не от типа документа, а от того, в какой стране его будут предъявлять и по какому соглашению эта страна работает с государством, где документ выдан. Ошибка стоит дорого: апостиль поставили там, где он не требовался, а перевод сделали раньше апостиля, и весь пакет пришлось собирать заново.
Три режима признания иностранных документов
Документ, выданный в одной стране, сам по себе не имеет силы в другой. Чтобы он заработал, нужно подтвердить подлинность подписи и печати органа, который его выдал. Существует три режима, и они взаимоисключающие.
| Режим | Когда применяется | Что делают с документом |
|---|---|---|
| Без легализации | Между странами, связанными договором о правовой помощи, прежде всего в СНГ | Только перевод и нотариальное заверение |
| Апостиль | Между участниками Гаагской конвенции 1961 года | Штамп органа страны выдачи, затем перевод |
| Консульская легализация | Со странами вне обоих режимов | Заверение в МИД и в консульстве принимающей страны |
Главное правило одно на все режимы: апостиль или легализацию делает страна, где документ выдан. Российский орган не поставит апостиль на узбекское свидетельство, а узбекский не заверит российский диплом.
Когда апостиль не нужен
Между большинством стран СНГ действует конвенция о правовой помощи. Она означает, что документы государственных органов одной страны-участницы принимаются в другой без всякой легализации. Поэтому граждане Казахстана, Узбекистана, Таджикистана, Кыргызстана, Армении, Азербайджана, Молдовы и Беларуси при подаче в МВД России чаще всего апостиль не ставят: достаточно нотариального перевода на русский язык.
Практика по отдельным странам менялась, состав участников конвенции не статичен, поэтому перед подачей стоит уточнить требования конкретного подразделения. Общая карта режимов есть в разборе способы легализации иностранных документов.
Второй случай, когда апостиль не нужен, самый очевидный: документ выдан в России и подаётся в России. Внутри страны легализация не применяется вообще.
Когда апостиль обязателен
Апостиль требуется, если документ пересекает границу между странами Гаагской конвенции, а специального соглашения о взаимном признании между ними нет. Типовые ситуации: российское свидетельство о рождении для оформления статуса в Европе, российский диплом для работы за рубежом, иностранный документ из страны дальнего зарубежья для подачи на РВП или гражданство в России, справка о несудимости для консульства.
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Для каждого типа документа компетентен свой орган: свидетельства ЗАГС апостилирует региональный орган ЗАГС, документы об образовании отдельный федеральный орган, справки органов внутренних дел проставляет МВД. Карта органов собрана в статье где ставят апостиль в России, а ориентиры по времени в материале сроки проставления апостиля.
Нужно ли нотариально заверять перевод
Для подачи в российские органы почти всегда да. МВД, ЗАГС, нотариусы и суды принимают иностранные документы только с переводом на русский язык, а подлинность подписи переводчика свидетельствует нотариус. Заверять сам перевод нотариус не может: он не проверяет качество текста, он удостоверяет, что перевод выполнил конкретный переводчик, чья квалификация ему известна.
Из этого следуют практические выводы. Перевод, сделанный самим заявителем, нотариус не заверит, даже если человек свободно владеет двумя языками. Перевод, выполненный за рубежом и заверенный иностранным нотариусом, российское подразделение обычно не принимает: его самого придётся легализовывать. Требования по конкретным пакетам разобраны в статьях перевод документов для РВП и нотариальный перевод паспорта.
Порядок действий: сначала апостиль, потом перевод
Это правило нарушают чаще всего. Апостиль представляет собой штамп или отдельный лист с текстом на языке страны выдачи. Он является частью документа, а значит тоже подлежит переводу. Если перевести документ до апостилирования, штамп останется непереведённым и пакет вернут.
Правильная последовательность выглядит так: получение оригинала или повторного документа, проставление апостиля в стране выдачи, перевод всего комплекта вместе со штампом, нотариальное заверение перевода в России, подача. Если принимающая сторона за границей требует перевод присяжного переводчика своей страны, заказывать перевод в России бессмысленно, его сделают на месте.
Частые ошибки
- обращение за апостилем не в ту страну, чаще всего с документом бывшей союзной республики в российский орган;
- перевод сделан до апостилирования, штамп остался без перевода;
- заламинированный или ветхий бланк, который к апостилированию не принимают;
- апостиль поставлен на копию, тогда как принимающая сторона требует его на оригинале, или наоборот;
- документ действителен ограниченный срок, а пока шли апостиль и перевод, срок истёк. Это касается справок о несудимости и о семейном положении.
Помощь ЦМР
Центр миграционных решений определяет режим по конкретной паре стран и типу документа до того, как заявитель потратит деньги на лишние шаги. Мы организуем истребование повторных документов, проставление апостиля в нужном органе и перевод с нотариальным заверением. Направления собраны на страницах апостиль документов и нотариальный перевод документов, по документам ЗАГС есть раздел апостиль свидетельства о рождении, а подтверждение родства для миграционных дел ведёт направление родство.
